Teams in verandering: de verschillende teamfasen

Strikt genomen zitten teams altijd in verandering. Verandering is een constante. De snelle technologische ontwikkelingen, veranderingen in de omgeving, in de wereld, in hoe we werken, er is steeds minder zekerheid, houvast, voorspelbaarheid en veiligheid in onze werkomgeving. Organisaties zijn voortdurend in beweging. We werken niet meer in 1 team, maar in verschillende projectteams. Dat maakt dat we veel minder emotionele veiligheid en stress ervaren dan twintig jaar geleden. Ons brein houdt niet van verandering en onvoorspelbaarheid. Verandering betekent: stress.

Zie hieronder de verandercurve en alle emoties die we ervaren bij verandering als individu:

Ons brein en veiligheid

We zijn biologisch gericht op overleven. Dat wat we kennen geeft veiligheid en is voorspelbaar. En dat wat we niet kennen, geeft onzekerheid en onvoorspelbaarheid. In dit artikel ga ik in op onzekerheid en emotionele veiligheid gerelateerd aan verandering en teams. Dat heeft alles te maken met hoe wij ons gedragen in groepen.

In groepen zoeken we ook naar veiligheid. We willen erbij horen. Biologisch gezien is het niet handig om jezelf te isoleren. Wat gebeurt er met teamleden als een team in een grote verandering zit? Als er een nieuwe leiddinggevende komt? Of zelfs als er een nieuw lid in de groep komt?  Wat gebeurt er als twee groepen een nieuw team moeten vormen? Als we het team gaan ontwikkelen naar betere samenwerking gaan we kijken naar gedrag en groepsdynamiek.

Teamcoaching: ontwikkeling van het team naar resultaat

Teamontwikkeling wil zeggen dat je als team kijkt naar de ontwikkeling van het team als geheel, als groep. Als coach neem ik het team mee naar het kijken naar de groep. Je leert als team kijken naar houding en gedrag en reflecteren op helpend of belemmerend gedrag in de groep. Je leert als team hierover het gesprek te voeren. En  je leert als team welke interventies en vaardigheden je kunt ontwikkelen voor een betere samenwerking.

Teams zijn groepen medewerkers die een gezamenlijk doel hebben. Het gezamenlijke doel brengt de energie van de groep in een richting, zorgt voor focus. In de bovenstroom hebben we het over gedrag wat bijdraagt aan dat doel. En in de onderstroom hebben we het over alles wat niet zichtbaar is maar wel aanwezig. Emoties, gedachten, weerstand, overtuigingen, waarden, cultuur (een gezamenlijk idee van zo doen we de dingen in deze organisatie).

In de teamontwikkeling onderscheiden we vier fasen. Deze worden hieronder beschreven.

Fight-flightfase en conflictfase

In elke verandering doorloopt het team verschillende fasen. Deze ontwikkelfasen zijn universeel en staan hieronder toegelicht en hebben alles te maken met emotionele veiligheid. Steeds als er een nieuw lid in de groep komt, of een nieuwe leiddinggevende gaat het team terug naar fase 1: de fight/flight fase. De fight/flight fase is een fase waarin stress en weerstand ontstaat en iedereen probeert zichzelf te redden in de situatie. Stress ontstaat niet alleen door werkdruk maar ook door onduidelijkheid en afhankelijkheid. In deze fase zie je mensen zwemmen, ze voelen zich alleen, bezorgd en er er is weinig verbinding onderling. Het team is dan los zand. Als de omgeving en de leidinggevende minder veilig is, spreken mensen zich niet zo snel uit. Mensen ervaren emoties, omdat ze in de verandering iets verliezen en minder houvast hebben.

De tweede fase is de conflictfase. Weerstand tegen de verandering wordt zichtbaar. Ook weerstand tegen de verschillen. In deze fase zie je wij-zij groepen ontstaan. Mensen maken bondjes om invloed te kunnen uitoefenen. Je ziet vergroting van de tegenstellingen. Typisch gedrag in deze fase: roddelen, klagen, spreken over anderen, problemen doorspeken naar de leidinggevende (in plaats van zelf oplossen).

Teamfasen: De vecht/vlucht-, strijd-, samen- en werk-fase (Bron: Floor Daver)

Van samenfase naar werkfase

De samenfase richt zich op eenheid in de groep en er ontstaat weer vertrouwen. Vertrouwen en betrokkenheid op het gezamenlijke doel. Er wordt beter samengewerkt en mensen durven zich uit te spreken. Er is een gevoel van wij, een eenheid willen zijn. Er is emotionele veiligheid en betrokkenheid. Soms gaan mensen zich echter zo identificeren met de groep, dat de eenheid belangrijker wordt dan het doel. Daarmee ontstaat soms een naar binnen gerichte houding en het afzetten naar buiten. Het gevaar in deze fase is dat het team niet meer open staat voor vernieuwing of aansluiting bij andere groepen, vanuit het gevoel: wij hebben het goed samen.

De werkfase verwijst naar een team dat zichzelf stuurt naar goede samenwerking, maar ook gericht blijft op het doel en vernieuwing. De werkfase verwijst naar een team dat werkt voor het hogere doel, niet zozeer de eenheid in het team maar de visie, zingeving, het hogere doel. Er is wisselend leiderschap en zelfregie. Reflectie en er is veiligheid om elkaar te prikkelen op nieuwe ideeën en visies. Dat betekent dat ook afwijkende ideeën mogen worden toegelaten en er een waardering is voor de verschillen. Er is persoonlijke leiderschap en reflectie en teamleden coachen elkaar.

De kracht van de groep gebruiken

De kracht van de groep is enorm groot. Je hebt het vast wel eens gezien. Een  paar teamleden zorgen blokkeren alle nieuwe frisse ideeën of zorgen voor een negatieve sfeer. Onbewust of bewust – uiteindelijk is de kracht van de groep heel groot. De groep bepaalt wat er gebeurt. Als de individuele groepsleden bereid zijn te kijken naar het gedrag van de groep en zichzelf dan kun je als groep ontwikkelen. In de teamcoaching maak je ook weer gebruik van de kracht van de groep. Maar nu ten behoeve van de eenheid, de samenwerking en het resultaat. Teamleden die aanvankelijk afhaken of weerstand ervaren worden meegenomen door de kracht van het geheel.

We zijn maar voor een deel bewuste wezens.  In het alledaagse leven en in de samenwerking met anderen speelt emotionele veiligheid een cruciale rol. Durf je kwetsbaar te zijn? Durf je elkaar aan te spreken op dat wat niet goed gaat? Is er openheid en waardering naar elkaar? Wordt er een levendige discussie gevoerd in het team over de inhoud en visie op het werk? Dit zijn tekenen dat het in een team goed zit als het gaat om vertrouwen en emotionele veiligheid. Hoe zit dat in jouw team?

Download de A4 Teamfasen & oplossingen op een rijtje

Download hier de pdf teamfasen-in-verandering

Hierin vind je een uitgebreid overzicht van de teamfasen en de interventies die je als leidinggevende kunt toepassen.

Aan de slag met teamontwikkeling? Neem contact op voor meer informatie.

Maaike 06-41236771 of info@maaike-dijkstra.nl

Bron:

Floor Daver Teamcoaching (2019)

Mc Clelland (2000)

De verandercurve Kubler-Ross (2015)

Allereerst: Wat maakt dat een team goed samen gaat werken? Wat maakt een team een team? Het klinkt cliche, maar alles begint met uiteraard met een gezamenlijk doel. Een helder doel geeft richting en actie richting dat doel. In mijn vorige leven als interim-adviseur heb ik in vele teams gewerkt, maar zelden was het doel absoluut helder voor alle teamleden en was er een heldere missie en visie op het werk. Maar stel. Stel dat het gezamenlijke doel klip en klaar is. En dat iedereen dat doel onderschrijft. Stel: de rollen en taken zijn voor iedereen helder. De werkprocessen zijn goed vastgelegd, wat maakt dan dat een team succesvol is?

Vertrouwen is de basis voor een goede samenwerking

Vertrouwen maakt dat een team gaat werken. Vertrouwen is de basis voor een goede samenwerking. Hierbij gaat het vooral om emotionele veiligheid. Covey omschrijft het als volgt:

“Without trust we don’t truly collaborate, we merely coordinate or, at best cooperate. It is trust that transforms a group people into a team.”

 

In groepen zijn we van nature op zoek naar veiligheid en conformiteit. Als je voelt dat je veilig bent en gewaardeerd wordt, kun je je talenten uitdrukken en ook een stuk controle loslaten. Leden van teams die topprestaties leveren, vertrouwen elkaar op een fundamenteel en emotioneel niveau. Ze durven kwetsbaar te zijn en fouten of onzekerheden toe te geven. Er is openheid in de communicatie.

Teamcoaching: aandacht voor teamfasen en groepsdynamiek

In groepsdynamiek en de ontwikkeling naar teams herkennen we verschillende teamfasen. In de blog over teamfasen ga ik hier dieper op in. In elke verandering gaat het team door deze fasen van onveilig (fight-flight) naar werkfase (in de optimale situatie). Vertrouwen is essentieel en belangrijk want dan is er ruimte voor ontdekken, discussie, meningen, experiment en dialoog. Het gaat hierbij vooral om emotionele veiligheid.

Je ziet dit terug als basis voor ontwikkeling in de piramide van Lenconi: links de krachten die helpend zijn, rechts de ego-krachten die belemmeren. Ruimte voor conflict is ook belangrijk. Conflict geeft namelijk betrokkenheid en het voeren van een goede discussie betekent dat er een beisveiligheid is om je input te geven. Dit betekent niet dat je het met elkaar eens bent, maar dat je je gehoord, ook al krijg je niet altijd je zin. Ruimte voor conflict geeft waardering van de verschillen. De verschillen, de diversiteit aan mensen maken een sterk team.

Teamontwikkeling (Lencioni) is werken aan vertrouwen zodat er ruimte is voor discussie en conflict. Dit zorgt voor betrokkenheid en gezamenlijke verantwoordelijkheid en gedragen resultaat.

Ruimte voor conflict geeft groei

Conflicten en weerstanden horen bij vernieuwing en verandering. Als de mogelijkheid bestaat om met elkaar de discussie aan te gaan rondom belangrijke onderwerpen of beslissingen dan is er echt – daadwerkelijke –  betrokkenheid. Zolang er geen mogelijkheid is om vragen te stellen en mee te denken hoe het doel het beste kan worden bereikt, wordt weerstand onder het kleed geveegd en haken teamleden niet werkelijk aan bij het grotere gezamenlijke doel. Als je de mogelijkheid krijgt je uit te spreken dan ontstaat er persoonlijke betrokkenheid.

Betrokkenheid op het doel en elkaar

Teamleden die kunnen meedoen in een open dialoog met elkaar kunnen zich committeren aan een gezamenlijk doel of route, ook al is die route niet geheel hun eerste voorkeur. In het vertrouwen dat iedereen de kans heeft gehad input te geven aan een teamdoel en dat alle kaarten op tafel liggen, ontstaat eigenaarschap. Teamleden durven elkaar dan ook aan te spreken op gedrag en zelf een stapje terug te doen ten behoeve van de ander. Te helpen, te dienen aan het grotere geheeld.

Een team wordt je niet in een dag. Om een sterk team te worden moet je bereid zijn energie en tijd te investeren in een gezamenlijk doel. Ondanks de moeilijkheden die samenwerken soms geeft, is teamwork voor veel mensen een groot onderdeel van hun werkplezier.

Ons brein is gericht op veiligheid

Waarom worden we zo vaak getriggerd in samenwerking? Waarom projecteren we weerstand of onvrede op collega’s of de leidinggevende? Waarom zijn we soms zomaar ineens van slag als een collega ons ergens op aanspreekt? Ons brein reageert op dezelfde manier op mentale triggers en stress als op fysiek gevaar. Ook al zijn we niet werkelijk fysiek in gevaar, we doen er alles aan om veilig te zijn. Is er een angst- of afrekencultuur of is het veilig om fouten te maken, te leren, te experimenteren.

Ons brein bestaat uit drie delen en in geval van onveiligheid gaat het reptielenbrein aan en onstaan er emoties. Emoties nemen het over en dan zijn we voor even niet meer zo helder. Emoties verhinderen ons helder waar te nemen en vanuit kalmte te reageren. Ook staan we op zo’n moment niet open voor een andere mening of andere informatie. Even stoppen en wachten met reageren geeft de mogelijkheid tot een bewuste keuze.

Je brein bestaat uit 3 delen en je lichaam reageert op dezelfde manier op mentale stress als op fysiek gevaar. 

Bewustzijn brengen in teams: de boven – en onderstroom zien

Hoe kun je nu de samenwerking bevorderen? In een teamcoaching reflecteert het team op het gedrag van de groep als geheel. Reflecteren op de groep als geheel maakt het veilig. Het team maakt een teamscan en benoemd daarin  gedrag dat helpend is voor het doel. En gedrag dat belemmerend is voor het doel. Een mooi instrument hiervoor is de ijsberg van Mc Clelland.

Het ijsbergmodel maakt het voor een team makkelijker om te praten over het gedrag van de groep. Het kijkt naar het zichtbare gedrag, kennis en de vaardigheden van mensen en naar de onderliggende, onbewuste, diepere lagen. Net als bij een ijsberg, bevindt het grootste deel zich onder water in de vorm van gedachten, overtuigingen, emoties motieven, drijfveren, identificaties.

Dit is wellicht niet zichtbaar, maar speelt allemaal mee in de samenwerking. Op basis van onze eigen ijsberg en onderstroom, nemen we de ander waar. We projecteren onze emoties, gedachten en waarden op de ander. De IJsberg helpt je te kijken en dit bespreekbaar te maken. De vragen die hierbij helpen, vind je hieronder.

Boven water:

• Wat is het typisch aan het gedrag in ons team?
• Welk gedrag is helpend ten opzichte van onze doelen en welke gedrag niet?
• Welke kennis hebben we in huis? Missen we kennis?

Onder water:

• Wat zijn onze karaktereigenschappen en hoe beïnvloeden deze het team?
• Wat denken wij in dit team, welke overtuigingen hebben we, wat spreken we wel/niet uit?
• Wat zijn waarden en normen? Expliciet en impliciet?
• Welke motieven hebben wij om in dit team te zijn? Waarom zij wij hier? Waar worden we blij van?
• Wat zijn in onze groep gevoeligheden en frustraties?

Plenair bespreek je na wat de belangrijkste bevindingen zijn uit de gesprekken. Wat zijn de overeenkomsten en wat zijn de verschillen? Zo ontstaat meer inzicht en begrip voor elkaar, meer openheid en verbinding en veiligheid. Een vervolgstap is om het team zelf verantwoordelijk te maken voor teamontwikkeling en teamsessies te wijden aan luisteren, feedback geven en persoonlijk leiderschap. Zo ontstaat er ruimte voor leren, experimenteren en groeien als groep.

Alles wat jij ziet in de wereld is een afspiegeling van jezelf. Je overtuigingen, je aannames, je gevoelens, bepalen wat jij ziet.

Download: A4 oplossingen op een rijtje 

Download hier de pdf teamfasen-in-verandering

Hierin vind je een uitgebreid overzicht van de teamfasen en de interventies die je als leidinggevende kunt toepassen.

Aan de slag met teamontwikkeling? Neem contact op voor meer informatie.

Maaike 06-41236771 of info@maaike-dijkstra.nl

Bronnen:

Floor Daver (Teamcoachen 2019)

Patrick Lencioni (The Five Disfunctions of Teamwork 2009)

Mc Clelland (Assessing human motivation 1971)